客户预付款与按进度开票：改善现金流而不过度承诺
收取客户预付款可以缩小前期资金缺口，但企业仍须有足够资金交付所承诺的商品或服务。
一笔业务的首付款，可能让经营账户看起来比企业的实际状况更健康。这笔收款中的很大部分可能已经有了用途：采购材料、预留产能，以及支付完成订单所需的人员费用。
对澳大利亚企业而言，预付款与按进度开票的安排，应与可信的交付计划相配合。本指南将这种收付款顺序与有助于改善现金流的经营调整（英文）结合讨论。
简要说明
明确客户购买什么、各笔款项何时到期，以及每个里程碑的具体含义。
收取预付款后，预测每项未完成业务尚需投入的全部交付成本。
清楚列明可能发生的取消、退款及合同限制。
不要将收到的预付款视为利润，也不要假设全部余额都可用于其他业务。
客户预付款实际用于支付什么？
预付款可以帮助支付原本需要由业主或融资额度承担的前期成本，例如订购定制材料、预留生产时间或进行项目前期准备。它在实际操作中的价值，取决于资金何时结算到账，以及收款附带哪些义务。
按进度开票，是在双方约定的阶段分次开票收款。这可能减少企业在最终完工前需要自行承担的资金，但前提是各阶段具有实质意义、记录清楚，而且符合合同约定。
这两种安排都不会自动将交付风险转移给客户。企业必须了解自身承诺，以及工作延误、变更或取消时将如何处理。澳大利亚竞争与消费者委员会（ACCC）的合同指引（英文）可作为了解合同义务与消费者保护的起点。
某些行业及州或领地可能适用特别规定。例如，住宅建筑工程的预付款需要单独进行法律审查。不要将一般商业示例视为受监管工程可采用的预付款比例或付款进度表。
让里程碑与成本及证据相对应
梳理从接受订单到交付的工作流程。明确每个阶段之前会发生哪些成本，以及哪些证据能够证明该阶段已完成。付款安排既应让客户容易理解，也应便于企业执行。
“已取得实质进展”之类含糊的里程碑，可能恰恰在企业需要资金时引发争议。更实用的约定会说明交付成果、验收流程、开票要求及付款到期日，并根据法律意见和工作性质制定。
政府的付款条款指引（英文）为明确付款预期提供了参考。应将双方同意的条款纳入相关合同与开票流程，而不要假设之后开具的发票可以新增客户从未接受的义务。
还应考虑：如果负责审批的客户联系人不在，或某个项目存在争议，会如何处理？进度发票不等于已经收回的现金。预测应计入合理的审批时间，尤其是在下一笔里程碑款到账前，企业还需发放数次工资的情况下。
计算完成业务尚需多少成本
对每项未完成业务，列出已收现金、已支出现金、剩余成本及预计未来收款。这有助于区分真正健康的现金状况，与暂时由未完成订单的预收款支撑的账户余额。
营运资金需求指南（英文）解释了更广泛的经营资金需求。逐项业务分析则进一步提出一个具体问题：预付款用完后，在客户下一笔款项可用之前，还需要支付多少资金？
计入容易遗漏的成本，例如安装、运输、废料清运、调试，以及适当的返工或整改预留。请会计师帮助区分现金规划、收入确认与税务处理。会计上确认收入的时间，本身并不能说明有多少现金可以自由提取。
业务范围变化时，应重新检查估算。客户新增的要求，可能在变更方案获得同意及付款之前就消耗材料或人工。不要直接假设新增工作能改善该项业务的现金状况，应先记录修订后的成本与收款安排。
计算示例：预付款并不等于全部资金缓冲
假设一项定制供货业务的合同金额为60,000澳元。预计交付成本为44,000澳元，客户支付15,000澳元预付款，并在约定的生产阶段完成后支付25,000澳元进度款。最后20,000澳元在完工后支付。
如果在进度款结算到账前，材料及前期人工需支出28,000澳元，那么扣除预付款后仍有13,000澳元缺口。合同整体上可能有利润，但首付款并不足以提供全部所需资金。
再假设企业有18,000澳元尚未分配用途的现金。在暂不考虑其他付款承诺的情况下，这笔资金可填补上述假设缺口，并剩余5,000澳元。如果进度阶段的审批延迟，期间又有8,000澳元到期应付，企业便会面临进一步短缺。
以上是专为说明问题而设的假设，并非客户案例或融资建议。应测试实际合同日期、商品及服务税（GST）处理、企业现有成本及任何融资还款。这个例子说明，相比预付款金额本身，后续仍须承担的现金支出更值得关注。
避免用新订单的预付款完成旧订单
用新客户的预付款完成较早的业务，可能掩盖不断扩大的资金缺口。每次接受新订单，银行余额可能暂时回升，但为所有尚未完成订单履约所需的总成本却在增加。
将未完成业务放在一起审视，找出任何尚无可信资金来源的完工需求。利润与现金流指南（英文）解释了为什么业务繁忙、账面有收入，仍可能缺少可用现金。
预付款制度应帮助企业完成订单，而不是要求企业不断获得新客户才能兑现已有承诺。如果这种情况正在出现，应及时寻求会计与法律意见。借款可能无法解决的问题指南（英文）解释了为什么新增融资不应代替对根本资金缺口的调查。
将潜在退款责任纳入现金计划
不要把所有预付款都标为“不予退还”，就假设法律问题已经解决。相关权利取决于协议、具体情况及适用法律。不能仅凭一项一概而论的政策取消消费者权利，ACCC在其小企业权利指引（英文）中对此作了说明。
列明哪些情形可能需要退款、提供抵扣、返工或因取消订单而调整款项。请律师审查重要条款及行业特定要求。为潜在义务预留现金，与判断客户在法律上是否有权获得这笔钱，是两项不同的决定。
13周现金流预测指南（英文）有助于对这些潜在支出进行情景测算。政府的现金流量表指南（英文）提供了进一步的规划参考。应建立不利情景：一笔大额订单被取消，但其他交付成本仍须支付。
为收款建立管理控制
按客户和业务逐项跟踪预收款，与交付进度核对，并在必要时限制内部支出审批。单独使用一个银行账户，可能有助于看清资金，但账户本身并不决定款项的法律性质，也不会消除合同义务。
指定人员检查逾期的里程碑收款，以及完工成本的变化。当审批停滞或成本上升时，企业需要及时作出反应，而不是等到下一次发薪令问题变得紧迫。
每笔预付款是否都对应已被接受的具体订单？
下一次开票的里程碑是否有清晰证据支持？
剩余现金是否足以支付完工成本及其他付款承诺？
是否已审查退款、变更及取消订单的风险？
常见问题
预付款等于已赚取的利润吗？
不等于。收到资金、完成交付与会计利润是不同的事项。请会计师确定适当的会计与税务处理。
是否任何情况下都能按进度开票？
不是。这取决于客户协议及任何适用规定。在依靠这种安排支付经营款项之前，应先达成明确约定。
把钱放进单独账户，是否就能不受限制地使用？
不能。账户有助于跟踪资金，但相关义务由合同与法律决定。如果款项必须按特定方式保管或使用，应寻求法律意见。
如果预付款不足以覆盖前期成本，怎么办？
接受订单前，应明确剩余缺口。考虑业务范围、交付及收付款时间方面的可行调整，然后根据合理的预计收款评估任何融资需求。
每项收款承诺背后，都应有相应的交付能力
将预付款与未完成业务及其完工所需资金一并审视。清晰的里程碑与有纪律的跟踪，可以缩小资金缺口，同时维持企业履行承诺的能力。
正在规划企业现金流？
Fairlane Finance可协助您结合企业现金流的时间安排，评估可能的融资结构。
本文仅供一般参考，不构成财务、信贷、法律、税务、会计、合规或估值建议。融资须经贷款机构审批，并受资格标准、条款、费用及条件约束。在采取行动前，请考虑根据自身情况寻求独立专业意见。
